80/20 a hatékonyság varázsformulája! 

2020.03.02

Én mindig azt vallottam, hogy dolgozzak kevesebbet, de legyek rendkívül hatékony. Sajnos ez nem mindig ilyen egyszerű. Rengeteg dolgod van vállalkozóként és néha ki se látsz a munkából. Jó lenne rendszerezni, priorizálni a tennivalóinkat. De mégis hogyan? Hogyan legyen kevesebb dolgod és legyél hatékonyabb?

Itt egy tipp:

Hallottál már a 80/20 szabályról azaz a a Pareto elvről? A Pareto-elv Vilfredo Pareto olasz közgazdász nevéhez fűződik. 1906-ban ő állította fel azt a matematikai képletet, amelynek segítségével leírja az országára jellemző vagyoni egyenlőtlenségek jellegzetességeit. Megfigyelései szerint a társadalom által megtermelt javak 80 százaléka az emberek 20 százalékához kerül.

Majd ez az elméletet rengeteg más területre is kihatott. Így például, arra, hogy a világ pénzforgalmának a 80%-át a világ populációjának a 20%-a kontrollálja. Az eladásaid 80%-a a vevőid 20%-tól van, vagy amire e cikkben koncentrálunk, az pedig az, hogy a produktivitásod 80%-át a belefektetett időd 20%-a adja.

Akár elhiszed ennek az elméletnek a valódiságát, akár nem, érdemes támpontnak használni a munkád rendszerezésekor. Az biztos, hogy sokkal jobban is kihasználhatod az idődet és kimaxolhatod a hatékonyságod.

Szóval, hogyan is történjen ez? Hogyan tudod a hatékonyságod növelni?

Sokszor előfordul, hogy a vállalkozásodban nem arra összpontosítasz, amivel még több hozzáadott értéket tudsz biztosítani a potenciális ügyfeleknek hanem apró cseprő dolgokkal foglalkozol.

Produktivitásod 20%-a akkor valósul meg, amikor boldog, motivált vagy és olyan projektekkel foglalkozol, amik a céltudatosság érzését adják.


Így nem meglepő, hogy annak érdekében, hogy boldog és motivált légy, le kell adnod azokat a triviális, időlopó tevékenységeket, amik lelassítanak. Tudom nem olyan egyszerű a dolog, hiszen ezek a tevékenységek lehet nem hoznak túlzottan izgalomba, mégis szükségesek a cég működtetése szempontjából.

Az első dolog amit érdemes megfigyelni, hogy mik azok a tevékenységek, amiket nap mint nap végzel. Egy időmérő applikáció segítségével, mint például a Toggl mérd az időt és jegyezd le a feladatokat, amiket végzel. Ha egy héten át ezt csinálod képet kaphatsz arról, hogy mivel is telik 1 nap és egy hét.

Ha ez kész, akkor a következőket vedd számba:

Mik azok a feladatok, amiket, ha csinálsz pénzt hoznak és mennyit? Például, ha blogot írsz vagy feladsz egy Facebook hirdetést, az mennyi profitot termel egy networking eseménnyel vagy egy potenciális ügyféllel történő tárgyalással szemben.

Mi az a tevékenység, amit szeretsz csinálni? Szerintem inkább a céged jövőjének tervezése, a networking eseményeken való részvétel, az ügyfélkapcsolatok, vagy a továbbképzések elvégzése fog reggel kiugrasztani az ágyból, nem pedig a könyvelőnek a bevalláshoz szükséges számlák továbbküldése vagy tárgyalások dátumának egyeztetése.

Ha mindezeket kiszűrted, akkor szóba jöhet 2 könnyítő lépés. Ezeket alkalmazhatod együtt vagy külön külön is:

  1. Automatizálás:

Rengeteg olyan applikáció van ma már, amik a rendszereidet automatizálják. E-mail marketingre például a űMailchimp, social media kampányokra a Hootsuite, PandaDoc a hivatalos dokumentumok elektronikus rendszerezésére és aláírására. És meg rengeteg más ilyen programot lehet megtalálni a weben.

2.         Delegálás

Természetesen sok olyan teendő van, amit egy hús vér embernek kell elvégezni. Ezekre a tevékenységekre lehet alkalmazni egy teljes munkaidős alkalmazottat vagy egy virtuális asszisztenst. De ne felejtsük el, hogy a 80/20-as szabály, ahogy az élet minden területén, itt is megjelenik. Egy heti 40 órában alkalmazott titkárnő a munkájának 80%-át, a teljes fizetett idejének a 20%-ban fogja elvégezni. Tehát a képlet egyszerű. Rutinfeladatokra, adminszitrációs teendőkre alkalmazz egy VA-t, azaz virtuális asszisztenst, aki habár több ügyféllel dolgozik egyszerre az idő, amit rád szán 100%-os eredményt fog hozni és te csak azért fizetsz. Azaz napi 2 óra egy VA-nél többet érhet, mint 8 óra egy teljes munkaidős alkalmazottnál. Ha pedig nincs munka akkor nem fizetsz.

Remélem sikerült felkeltenem az érdeklődésed a Pareto elv iránt. Ha a mindennapjaidba beülteted ezt a 80/20 elméletet, garantált a növekedés a vállalkozásod bevételeiben és a működés hatékonyságában.